Zeiter­fas­sung für Fotograf:innen

Braucht es eine Zeiter­fas­sung für Fotograf:innen? Wie viel Zeit kostet mich eigent­lich ein Auftrag? Wofür nutze ich meine Zeit? Und wie erfasse ich sie sinnvoll? In diesem Blogpost erzähle ich Dir, wie ich meine Zeiten erfasse. 

1. Ist es sinnvoll, als Fotograf:in die Arbeits­zeit zu erfassen?

Wir Fotograf:innen stecken viel Liebe (und damit auch Zeit) in unsere Arbeit. Also in unsere Shootings, in die Bildbe­ar­bei­tung aber auch in unsere Website, unser Marke­ting, Angebote schreiben und so weiter. Am Ende des Tages fragt man sich manchmal, was man eigent­lich heute so alles gemacht hat. Man hat viel gearbeitet, aber kommt nicht so richtig vom Fleck. 

Ich kenne das Gefühl zu gut. Deswegen habe ich irgend­wann angefangen, meine Zeiten zu tracken. Außerdem war ich es gewohnt von meiner Zeit als Angestellter. Auch da musste ich meine Zeiten erfassen. 

Gerade am Anfang der Selbstän­dig­keit hilft es ungemein, wenn man weiß, wie viel Zeit einen ein Shooting eigent­lich kostet, und zwar inklu­sive Vorge­spräch, Angebot schreiben, An- und Abfahrt, Einrich­tung der Bilder­ga­lerie, E‑Mails schreiben, Abzüge bestellen. Nur so kann man seinen Preis realis­tisch angeben. Denn wer sich nicht bewusst ist, wie lange ein Auftrag dauert, kennt auch seinen eigenen Preis nicht und arbeitet womög­lich unwirtschaftlich. 

2. Sollte man alles erfassen?

Ich erfasse tatsäch­lich alle meine Arbeits­zeiten. Während ich diesen Blogpost schreibe, läuft meine Zeiter­fas­sung im Hinter­grund und ich weiß nachher, wie lange ich jede Woche dran sitze, um einen Blogpost zu schreiben. Das ist Zeit, die ich in mein Marke­ting inves­tiere. Auch das ist wichtig. Und es ist genauso wichtig zu wissen, wieviel Zeit es mich kostet. 

Auch Insta­gram ist für mich Marke­ting. Und wenn ich nicht aufpasse, kann das ein ziemli­cher Zeitfresser werden. Also erfasse ich auch die Zeiten, in denen ich Beiträge auf Insta­gram plane. Gehört genauso zum Marke­ting meines Business und ist daher ganz klar Arbeitszeit. 

Wenn ich also irgend­wann feststelle, dass ich zu viel Zeit in mein Marke­ting stecke und der gewünschte Effekt ausbleibt, muss ich daran was ändern. Entweder weniger Zeit reinste­cken oder im besten Fall konzen­trierter und besser daran arbeiten. 

Weiter­bil­dung: Ich erfasse auch meine Zeiten, in denen ich mich weiter­bilde. Also Online-Workshops besuche, YouTube Tutorials ansehe, Bücher zum Thema Fotografie lese etc. Es ergibt durchaus Sinn, sich am Anfang des Monats oder des Jahres einen kleinen Plan zu machen, wie viele Stunden man sich weiter­bilden möchte und in welchen Themen. Das ist einfach wichtig für unser Business. Um sicher­zu­stellen, dass Du Dich auch wirklich weiter­bil­dest und on track bist, erfasse auch diese Zeiten. 

3. Welche Tools kann man zur Zeiter­fas­sung nutzen?

Ich nutze das Online-Tool Toogl Track. Das ist übrigens jetzt unbezahlte Werbung von mir 😉 

Das ist sehr unkom­pli­ziert, einfach und mit sehr wenig Aufwand verbunden. 

Man kann da seine Kunden und Projekte anlegen und lässt einfach die Zeit nebenher laufen bzw. kann die Zeiten später auch nach erfassen, wenn man unter­wegs war.
Schon die kosten­lose Version bietet eigent­lich alles, was man zur Zeiter­fas­sung benötigt. 

Ich mag auch die Reporting-Funktion. Auf einen Blick kann ich mir ansehen, für welche Kund:innen ich wie viel Zeit gebraucht habe. Das ist super­prak­tisch und manchmal auch sehr ernüch­ternd. Aber gerade dafür ist das Tool ja da: Um zu sehen, ob man für seine Shootings mehr Zeit benötigt, als man eigent­lich dachte. Denn dann muss man sich überlegen, entweder die Preise zu erhöhen oder die Leistung etwas zu reduzieren. Letzteres wird man als Fotograf:in vermut­lich nicht machen, weil wir ja alle service­ori­en­tiert arbeiten und gerne mehr machen, als verlangt wird. Und das ist auch richtig so. Dann bleibt eben noch, sich um seinen richtigen Preis zu kümmern.

Neben Projekten und Kunden kann ich auch Tags vergeben und auch danach filtern. 

Falls man mit mehreren Fotograf:innen oder anderen Dienst­leis­tern (z.B. Bildbearbeiter:innen) zusammen arbeiten sollte, kann man auch verschie­dene Teammit­glieder anlegen, die einzeln ihre Zeiten für das jewei­lige Projekt erfassen. 

Es gibt natür­lich auch noch viele andere Anbieter zur Zeiter­fas­sung, online wie offline. Da ich aber nur Toogle Track erfolg­reich getestet habe, kann ich auch nur dazu etwas sagen. 

4. Fazit zur Zeiter­fas­sung für Fotograf:innen

Letzt­end­lich sind wir alle unter­schied­lich und was für mich funktio­niert, muss nicht unbedingt auch für Dich funktio­nieren. Die einen mögen Struktur, die anderen brauchen das Chaos. Und das ist auch gut so, dass wir alle unter­schied­liche mindsets haben und damit unter­schied­lich arbeiten. 

Ich persön­lich mag eben Struktur und finde es für mich wichtig, dass ich weiß, worin meine Zeit fließt. Gerade bei meinen Shootings habe ich irgend­wann gemerkt, dass ich mehr Zeit daran arbeite, als mir eigent­lich bewusst war. Tatsäch­lich habe ich daraufhin meine Preise erhöht, damit ich wirklich wirtschaft­lich arbeiten kann. Dasselbe gilt für mein Marke­ting. Ich inves­tiere viel Zeit darin und möchte am Ende aber auch einen Effekt sehen. Wenn ich meine ganze Zeit in Insta­gram inves­tiere, erhalte aber darüber nie Aufträge, dann habe ich meine Zeit schlecht inves­tiert und sollte sie vielleicht sinnvoller einsetzen. 

Eine Zeiter­fas­sung kann helfen, genau das zu erkennen. 

Am Ende hat ein Tag eben nur 24 Stunden. Und das ist schon zu wenig 😉 Also schaue ich, dass ich die Zeit sinnvoll einsetze. Ohne Zeiter­fas­sung würde mir da der Überblick fehlen. 

5. Video zur Fotograf:innen Zeiterfassung

Sieh Dir auch gerne mein Video zu diesem Thema auf meinem YouTube Kanal an. Da habe ich auch nochmal alles ganz ausführ­lich erklärt.

Wie sieht es bei Dir aus? Nutzt Du eine Zeiter­fas­sung? Wenn ja, welches Tool kannst Du empfehlen? Oder legst Du einfach darauf los und kommst aber vielleicht genauso gut damit zurecht?
Schreib mir gerne dazu. Ich bin sehr auf Deine Meinung gespannt.

Liebe Grüße,
Marc

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Ich bin Marc, Famili­en­fo­to­graf in Stutt­gart und Umgebung, das heißt ich bin spezia­li­siert als Newborn­fo­to­graf, Paarfo­to­graf und auch Hochzeits­fo­to­graf. Eben alles, was Famili­en­fo­to­grafie beinhaltet. Und in meiner Freizeit faszi­niert mich die Landschafts­fo­to­grafie, Street Photo­graphy aber auch Archi­tektur und Tiere. Die Welt der Fotografie ist einfach unerschöpf­lich.
Ich fotogra­fiere mit der Sony A 7iii.
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